Adaptações por Anna Neves, publicada em: Revista Pneus & Cia 0-nº 65 (referência bibliográfica ao final do texto).
Gestor, a preferência pelo Excel é um fato! É impressionante: esse programa, criado há mais de 30 anos, ainda é a principal ferramenta de gestão mundial. Se esse é o caso de sua empresa, cabe a pergunta: será que vale a pena continuar depositando tanta confiança numa simples planilha e ignorar as tendências web de comunicação e os modernos softwares integrados de gestão?
"Se você adora o Excel e acha que ele merece toda essa confiança, tente responder estas perguntas com um 'sim':"
- Seu consultor ou funcionário-chave, que vive ocupado atualizando as planilhas, tem tido tempo suficiente para se dedicar à gestão de suas tarefas ou de dar respostas que você precisa em tempo real?
- Você já teve a paciência ou tempo de verificar, junto ao seu consultor ou gerente, se todas as fórmulas das planilhas financeiras estão realmente certas, sabendo que elas cuidam do coração da empresa?
- Você tem absoluta certeza de que as planilhas geradas pelo Excel não contêm “falhas pontuais”, especialmente nos relatórios financeiros de sua empresa?
É verdade que, comparado a alguns softwares de gestão, o Excel parece muito mais prático, mas se você respondeu com um “não” a algumas das perguntas acima já descobriu que ele não é mais suficiente, sozinho, para dar a você todas as informações necessárias para a boa gestão de seus negócios. Além disso, o uso do Excel vem sempre acompanhado por uma série de problemas ocultos, que listamos abaixo, só para lembrar:
1. É um forte candidato a erro e retrabalho, pois é diretamente manipulado por pessoas e exige constante repetição manual para ser atualizado ou para ter seus dados transferidos a outras planilhas;
2. Permite ou facilita manipulação fraudulenta, e você pode perder dinheiro sem se dar conta (pense nisso: só quem preenche a planilha sabe se ela está certa ou errada);
3. Exige muito tempo (e trabalho manual) para ser executado e, assim, sobrecarrega, na maioria das vezes, profissionais valiosos de sua empresa, quando não seu próprio braço direito. Afinal, você não deixa as planilhas na mão de qualquer um, não é?
Tendo isso em mente, e se você observar sua organização de uma forma mais ampla, vai logo perceber que o Excel é uma das formas mais fáceis de se perder tempo em processos, eficiência operacional, confiança e dinheiro – e, claro, o tempo de pessoas experientes que poderiam realizar tarefas de maior valor para sua empresa.
Os empresários que já perceberam isso buscam hoje alternativas que lhes apresentem números e resultados de forma organizada, e que consumam o mínimo de tempo entre entrada de dados e saída de informações. A melhor e mais lógica alternativa à gestão baseada no Excel são os sistemas ERP, que é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Planejamento de Recursos da Empresa. Eles são os substitutos muito mais completos e intuitivos ao Excel, e apresentam muitas outras vantagens.
POR ONDE COMEÇAR
Para começar, é sempre bom lembrar: os sistemas ERP nasceram com o conceito básico de organizar o trabalho da empresa. Um sistema ERP cuida dos processos diários de forma sistemática, consolidando informações rápidas, em um só lugar e relacionadas entre si. Ou seja, fica mais fácil consultar, analisar, tirar conclusões. Enfim, o EPR ajuda você a fazer a gestão do seu negócio.
Ao relacionar registros e recursos de forma automatizada, o ERP integra processos, fiel às regras de negócios e parâmetros da empresa. Pense, por exemplo, nas vantagens de se administrar as contas a pagar e a receber com um painel claro com informações objetivas. E não só a gestão financeira se beneficia desse controle: a mesma coisa acontece nas áreas fiscal, comercial, operacional e logística (estoque), só para dizer o mínimo daqueles processos que trarão impacto ao resultado que chega ao seu bolso.
Resumindo, um software ERP unifica os benefícios de vários outros sistemas e planilhas que atuam de forma independente e, por causa disso, minimiza ao máximo riscos de erros e de retrabalho na rotina do dia a dia. Essa vantagem aumenta, ainda mais, quando o ERP funciona via web, ou seja, pode ser acessado via internet, de qualquer lugar. E é melhor ainda quando funciona na “nuvem”, com informações armazenadas na rede global de servidores on-line, que é a mesma lógica que você utiliza para acessar seu histórico de e-mails em qualquer computador, sabia disso?
ERP via web e funcionando na nuvem oferecem ganhos extraordinários. Primeiro, garante mobilidade e independência a qualquer gestor para verificar informações e fazer análises rápidas e visuais de qualquer lugar, podendo tomar decisões administrativas muito mais rapidamente. E não precisa investir em servidores físicos e HDs de backup (a nuvem elimina a necessidade de tudo isso e faz back-ups automáticos duas vezes ao dia).
CONCLUSÃO
Mesmo assim, sabemos que o Excel não vai sumir tão cedo. Muita gente ainda vai continuar usando essa planilha que a tanto tempo faz tanto sucesso. Mas a tendência é que quem ficar atrelado ao Excel vai perder cada vez mais capacidade de gestão e competitividade. E aqueles que fizerem a transição para softwares ERP web e cloud poderão avançar com gestão melhor e mais ágil, tirando da frente os muitos problemas que são ocasionados pelo Excel.
Se você quiser saber um pouco mais sobre isso, há um artigo interessante publicado em 12 de julho de 2018 na revista CIO, especializada em estratégias de negócios e TI, que confirma não só o que dissemos aqui como também mostra outras tendências de software ERP a partir de 2018.
Boa leitura.
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Por: Anna Flávia S. M. Neves, Administrador, Especialista e Consultora em Gestão e Diretora Executiva da GEPLANES – Construindo o futuro das empresas!
Texto oficial de autoria da Diretora de Negócios GEPLANES: Anna F. S. M. Neves, Revisor: Marco Piquini. Referência: Neves, Anna F. S. M. (2018). Excel, Preferência Nacional, Contrariando Tendências.Pneus & Cia - Sindipneus, 65(1), 24-25.