Ter o fluxo de trabalho de forma visual e de fácil gestão por status (Planejamento, em execução, atrasado e concluído) garante comunicação clara com a equipe, sobre o que é esperado. Tal forma de trabalho mantém a atenção, especialmente nas atividades em andamento e fora do prazo.
Neste artigo você vai ver:
Mas antes de tudo o que é o método Kanban?
Por onde começar?
Benefícios do método Kanban como ferramenta de controle de Gestão
Como desenhar seu Quadro Kaban
Exemplos de onde aplicar
O Kanban e a Estratégia
Mas antes de tudo o que é o método Kanban?
A metodologia kanban é uma criação japonesa, origem que também nos inspirou no conceito da Estratégia 5.0, a estratégia da sociedade 5.0.
Ela surgiu na década 1960 inserida na metodologia JIT (Just in Time) da Toyota. Sua principal característica é organizar, em etapas, um fluxo enxuto e contínuo de transformação. Aqui o foco está em priorizar atividades, fazendo o necessário, no prazo coerente e só com os recursos fundamentais. Tendo Henry Ford como referência, a montadora criou o Kanban. Naquele momento, entendeu que para acompanhar o mercado precisava de um método de gestão voltado para resultados visíveis.
Essa metodologia que, inicialmente tinha como foco linhas de produção, hoje auxilia equipes dos mais diversos segmentos de mercado. O objetivo é padronizar o controle de atividades no tempo, entendendo serviços como linhas produtivas de resultados.
O padrão propõe a utilização de quadros de status e acompanhamento dos processos produtivos e seus estágios. Se sua empresa faz isso de forma manual, post-its e outras formas mais lúdicas e criativas, podem ser usadas em locais de fácil acesso das equipes. Porém, se o foco for fazer via software é esperado que o próprio programa, organize as atividades nos quadros, para visualização do usuário. O kaban na estratégia tem (ao menos deveria ter) as seguintes características: distribuir rotinas conforme status de execução, desde o momento do planejamento.
Por onde começar?
Hoje, o Método Kanban na Estratégia está intimamente ligado a conceitos ágeis e tecnologia, o que pode confundir conceitos como Kanban, PDCA e Scrum, por exemplo.
Por isso, para este texto, é importante entender que o conceito por traz do Kanban é visualizar o fluxo contínuo de trabalho, promovendo mais foco nas atividades em andamento e trazendo mais eficiência ao ciclo de trabalho. Este é nosso foco aqui!
Enquanto isso o Scrum, muito utilizado para projetos de TI, especialmente, verá o fluxo de forma similar, mas em intervalos com início, meio e fim, sob uma visão ágil de cada fase.
Entenda mais sobre o SCRUM, o PDCA Ágil!
Já o PDCA é uma ferramenta da Qualidade, que trabalha a gestão como um todo, num ciclo de aprendizado para incorporar a gestão estratégica na rotina, por exemplo. Sendo assim quem usa o PDCA pode ter o Kanban como apoio ao entendimento do fluxo do processo de gestão.
Bom, entendendo as diferença acima, voltemos ao Kanban na estratégia! Aqui, com o foco na eficiência de processos, pela constante atenção à qualidade do fluxo de trabalho. Sendo assim, buscamos direto “na fonte”, citando o pioneiro do Kanban, David J Anderson. Entenda os 4 princípios fundamentais dessa metodologia:
1º Princípio: Começar com o que você já faz hoje
Por ser flexível e adaptável à rotina, o kanban , em primeiro lugar, organiza rotinas existentes, sem interromper nenhum processo de trabalho. Com a adaptação dos processos em fluxos, essa metodologia se encaixa naturalmente nas atividades. Além disso, evidencia problemas e sinaliza questões pontuais. Com isso, ajuda a alimentar o planejamento de novos ciclos de gestão.
Como o foco é no fluxo, ou seja, na transformação promovida pelos processos, o Kaban se mostra muito democrático. Isso porque permite que organizações de pequeno, médio ou grande porte, de qualquer segmento, se organizem da mesma maneira, desde o primeiro momento.
2º Princípio: Aceitar a busca por uma mudança evolutiva e incremental
Entendendo que o método Kanban organiza e promove melhorias contínuas com pouca interferência no cotidiano, pouco a pouco traz pequenas mudanças. Por isso, sua representação gráfica foi projetada para reduzir a resistência de aplicação pela equipe, e assim, promover mudanças incrementais e evolutivas que comecem nos detalhes.
Pequenas mudanças são menos impactantes e geram menos resistência. Ocorrem de forma natural, pontualmente no cotidiano, sem “estressar” colaboradores. Por isso tem alta aceitação.
3º Princípio: Respeitar os processos, as funções e responsabilidades atuais
O Kanban entra nas organizações para ajudar a otimizar rotinas existentes e não é uma metodologia para avaliar adequação de equipes e responsáveis aos processos existentes. A metodologia reconhece que a experiência e a cultura devem ser preservados ou reavaliados por outras ferramentas.
Não que esse método impeça ou proíba mudanças de estruturas, só não tem elas como foco e, assim não traz receios da equipe em relação a cargos, por exemplo quando enxergarem possibilidades de mudanças em seus processos.
4º Princípio: Encorajar atos de liderança em todos os níveis
Sendo o princípio mais recente, entende o poder de engajamentos que líderes tem. Se os líderes mantêm o foco na melhoria contínua (Kaizen), por exemplo, levará seus liderados ao mesmo ponto de atenção.
Então, para atingir níveis ótimos de atendimento aos processos, todos devem estar engajados sob uma mesma forma de organização. Esse princípio, sob nosso ponto de vista, é o que mais se adequa ao processo de Gestão da Estratégia que também, por princípio, deve alcançar a todos.
Benefícios do Kanban como ferramenta de controle de Gestão
O Kanban não traz só ganhos de eficácia e eficiência na gestão, mas também pode estimular equipes. Dentre vários benefícios que a adoção do método Kanban traz na estratégia, identificamos alguns muito relevantes:
- Redução do tempo gasto para a execução dos processos, com ações em sequência e atenção aos itens chave em andamento;
- Seus funcionários ficam menos ociosos, porque visualizam seu trabalho, entendem prazos e buscam a satisfação do registro das tarefas cumpridas em seu “mural”;
- Não gera resistência em sua aplicação pois é simples e objetivo de implantar;
- Foco na qualidade do trabalho, com atenção tarefa a tarefa;
- Elimina gargalos e desperdícios de esforços e insumos, pois naturalmente evidencia atividades que não geram valor à organização;
- Fluxo de trabalho visual com faróis que trazem noções de prioridade;
- Permite limitar itens em andamento e planejados;
- Auxilia feedbacks, reuniões de análise de resultados e tomadas de decisão, pois elas podem ser feitas com base no acumulado de tarefas nas colunas do Kanban;
- Padronização dos fluxos de trabalho, independentemente do processo;
- Garantia de aprendizado contínuo a partir de pequenas mudanças.
Como desenhar seu Quadro Kaban
Antes de mais nada, defina parâmetros de quando uma atividades ou processo se inicia, para entender em que momento mover tais itens entre os quadros do seu Kanban. Somente após entender o fluxo atual de trabalho, a empresa pode enxergar onde deve melhorar.
Tenha um quadro (board) com cartões e colunas nomeadas desde a fase de itens planejados. A partir daí, cada coluna vai refletir uma fase de seu fluxo de trabalho. Em cada coluna, o cartão Kanban representa um item a ser trabalhado.
Confira abaixo, um exemplo de visualização do Kanban na gestão do processo de planejamento estratégico, com atenção ao tratamento de desvios:
Para começar, se você não tem nada, com um quadro branco ou vidro dividido em colunas e post-its de diferentes cores. Cada cor pode simbolizar um processo, ou um tipo de tarefa, ou até a fase da tarefa como apoio da gestão visual. Enquanto todas as tarefas forem planejadas, estarão na primeira coluna e assim que começam a ser trabalhadas vão caminhar para as demais. (Acesse este modelo em nossa página de conteúdos).
Exemplos de onde aplicar!
Como dissemos, o Kanban é muito democrático, mas há boas práticas amplamente disponíveis na web, para alguns processos, que já consolidaram o uso do Kanban no dia a dia, como:
- Agências de marketing – montagem da rotina de MKT e campanhas
- Gerenciamento de redes sociais de empresas
- Gestão financeira completa - fluxos a pagar, a receber e investimentos, por exemplo.
- Gestão Estratégica - especialmente nas fases de desenvolvimento e planejamento
- Gestão de Processos - desenvolvimento de softwares e projetos de tecnologia
- Gestão de estoques
O Método Kanban e a Estratégia
Sob nosso ramo de atuação, o Kanban na gestão do planejamento estratégico, deve deixar claro atividades de planejamento, que precisam ser executadas, tendo uma relação íntima com prazos. Na Estratégia, prazos de planos de ação e metas são os marcos de transição entre fases do Kanban.
Sob a visão cíclica, é importante utilizar PDCA como referência de atviidades a serem feitas, garatindo rotinas, que se transformem em hábitos de ação e aprendizado e, consequentemente, em cultura! Assim, damos atenção especial aos prazos, mesmo na definição de planos e sugerimos uma coluna extra, que evidencie quais desvios estratégicos, mapeados na rotina ou em auditorias, estão em tratamento.
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