Notícia

Isso porque desenhar um processo, pegando um de Gestão Estratégica, por exemplo, pode parecer algo simples: algumas formas organizadas, com indicação do início meio e fim dos processos, dizendo como organizar rotina para alcançar objetivos, certo? Não, não é nada simples, especialmente sem uma lógica fiel à realidade por trás!

Sendo assim, um bom mapeamento de processos consiste em trazer uma visão cíclica, focada em melhorias, avaliando como processos diários são planejados, executados, controlados e atualizados. Se um processo envolve: visão da Qualidade + ciclos + melhorias reais, então a melhor forma de enxergar qualquer processo é através de ciclos, enquanto pensamos em todas as suas etapas de construção! Ciclo? Sim, e o mais adequado é o PDCA!

Antes de tudo, relembrando: o que é PDCA? O ciclo da gestão PDCA é um método interativo de gestão em quatro etapas, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. 

E por que o PDCA é importante na gestão de Processos?

Toda organização é um conjunto de processos de gestão, macro ou detalhados, com ações sequenciais distribuídas entre a equipe, sem perder a eficiência de foco. Mas de nada adianta ser eficiente uma vez e não se propor a melhorar. Aqui entra o PDCA, que necessita das 4 fases, impreterivelmente, acompanhadas para tornar o negócio melhor. Na visão do PDCA, os processos, quando bem mapeados, existem para promover o conhecimento, que não fica preso a um só profissional ou a uma área, ou a um relatório. Conhecimento, bem trabalhado, facilita a comunicação interna e externa. Afinal, com o passo a passo desenhado, é fácil saber onde acertamos e onde é possível melhorar.

Importante: processos que não são multidisciplinares dificilmente atenderão bem à estratégia geral do Negócio.  Leve isso em consideração durante o mapeamento de processos. Você pode dizer: “Ah, mas tenho um negócio pequeno e não entendo a importância desse assunto. Como trabalhar se nem tenho outros setores?”. Pois este é o melhor momento de imprimir sua identidade na rotina de seu negócio! Pensamento multidisciplinar não significa ter uma grande equipe, significa dedicar atenção sob um ponto de vistas de algumas áreas de gestão chave, traçando o que precisa ser feito para organizar o crescimento e permitir que membros da equipe, que chegarem no futuro, entendam sua rotina e te ajudem a melhorar seus processos continuamente.

Entendendo o PDCA ao pensar em processos:

Por isso, [e importante manter em mente a abordagem pelo PDCA em qualquer trabalho de gestão, não só em mapeamento de processos. Isso mantém o foco no aprendizado e em repostas rápidas para ocorrências ou para analisar novos planos de ação preventivos. Entenda que todo resultado que não é medido não pode ser gerenciado e, consequentemente, não pode ser melhorado. Tradução? O negócio não evolui!

Quer entende melhor? Clique aqui, e confira o conteúdo sobre alguns diferenciais da PDCA na Gestão Estratégica. 

Agora sim, o que é mapeamento de processos!

O mapeamento de processos é considerado uma ferramenta de gestão que permite compreender e otimizar o funcionamento de qualquer negócio. Como dissemos anteriormente é dizer, passo a passo, como é ou como deveria ser o funcionamento da cadeia produtiva ou de serviços da organização, sob a visão de processos macro, e multidisciplinares, desdobrados em processos menores e mais detalhados em cada área chave.

Por padrão e conceito, o mapeamento ou desenho de processos exigem de fato a realidade ilustrada em fluxos de trabalho padrão. Aqui, é adequado o uso de símbolos que ajudem a definir as principais características do processo, nas quais se destacam: entradas, saídas, pontos de decisão e atividades. O ideal é para cada processo ter um documento padrão e visual ao fim do mapeamento que oriente cada passo do trabalho.

O objetivo aqui é identificar, priorizar e entender desvios que, muitas vezes, são imperceptíveis pela repetição, mas que geram ocorrências sérias. Sendo assim, se o pensamento sob o PDCA não auxiliar na auditoria dos processos que geraram tais desvios, dificilmente chegaremos em bons resultados.

1. Como começar o mapeamento de processo?

Desenhe! Tente desenhar o que está em sua mente, serão necessárias algumas várias tentativas para quem começa, mas aos poucos o exercício se torna mais lógico, tendo a eficiência produtiva sempre como foco. Por quê?

Vários estudos em gestão de pessoas e de processos confirmam que colaboradores chegam a desperdiçar de 15% a 20% do tempo de trabalho com retrabalhos, trabalhos de outras áreas ou fazendo como muita eficiência o que não devia ser feito (parafraseando Drucker!).

Por isso a importância de uma representação gráfica, discutidas sob diferentes visões, garantindo que cada ícone tenha um único dono. Ainda assim, periodicamente reavalie o fluxo, pois repetições nos levam a comportamentos automáticos e mínimos desvios podem ser problemas futuros.
Para começar ou para reavaliar processos, você pode seguir essa linha de raciocínio:      

1. Estabeleça o que você (e a equipe, se tiver) entende que deve ser feito naquele processo
2. Depois, por quê fazer (o que vou entregar com isso?);
3. Estabeleça métricas para saber se o processo está funcionando (tempo médio de execução do processo, por exemplo);
4. Desde o primeiro momento, permita-se pensar em cada passo, para verificar onde há ineficiências (está tomando muito tempo de mais de uma pessoa?)
5. Registre o antes x depois, ou o real x ideal, tendo em mente o que você encontrou ou faz e o que deseja fazer criando ou melhorando seus processos.

2. Preparação: quais variáveis chave devem ser pensadas?

Antes de tudo: não existem processos sem um executor, regra básica do mapeamento de processos. Se você se assemelha a uma “euquipe”, pense não só no que você faz, mas em que tipo de profissional você precisaria para realizar essa tarefa no futuro. Pense em sob uma visão de entradas, transformação e saídas:

• Quais são as informações ou processos (entrada) que dão início ao processo;
• Coordenadores e supervisores que vão controlar ou transformar entradas em saídas;
• Habilidades técnicas necessárias a esses profissionais;
• Fornecedores que podem assumir esta etapa;
• Clientes internos e externos e como gostariam de receber as entregas (saídas);
• Colaboradores que realizam ou realizarão as tarefas (transformação).

Se você já tem equipe, lembre-se de envolvê-la, desde o início do mapeamento.“Ninguém entende tanto de um trabalho quanto quem o executa”.

Além disso, para provocar discussões iniciais durante o mapeamento de processos, não basta  pensar só em quem executa. Instituições de fomento, como o Sebrae, geralmente sugerem como ponto de partida:

• Realizar entrevistas e reuniões de preparação;
• Aplicar questionários com perguntas chave do trabalho
• Observações de campo;
• Análise de documentos, indicadores e relatórios existentes 

3. Além de pessoas, o que se perguntar ao executar o mapeamento de processos?

As perguntas abaixo não são as únicas a orientar um brainstorming. você pode adaptá-las a sua realidade, mas não fugirá muito dessas indagações:

• Por que esse processo existe e qual sua importância?
• Quais são as entradas e saídas do processo? (fatores externos são importantes
• Quem são os clientes internos e externos desse processo?
• Quais os principais desafios enfrentados?
• Há incertezas que impactem no processo?
• A equipe (ou até a “euquipe”) entende a representação gráfica das etapas?
• Em que momento ele será avaliado?
• Qual a periodicidade e tempo médio de execução desse processo?
• Todos os envolvidos chave estão presentes no planejamento?
• Quem vai monitorar a execução do processo?
• Como comunicar o processo a clientes e fornecedores externos?
• Quais são os indicadores ou métricas que medirão eficiência?

4. Há ferramentas padrão para desenhar processos?

Não só existem métodos como há softwares para diversos bolsos, pontos para ajudar equipes a desenhar processos, com bom método, visão cíclica e foco em gargalos.

Ao escolher ferramentas, avalie:

• Softwares BPM como Bizagi ou, ainda mais simples, como o “Draw.io”, app simples que já salva seus diagramas e processos no GDrive, sem instalações;
• Nível de conhecimento da equipe sobre o assunto;
• Softwares e soluções de gestão Estratégica ou de outra áreas que já tenham com um processo padrão incorporado no sistema;
• Grau de detalhamento e automatização da equipe (papeis, planilhas, sistemas de desenho, sistemas que já automatizam a execução);
• Processos precisam ser claros e objetivos, sem excessos de “perfumaria”. Processos são guias, não relatórios gerenciais imutáveis;
• A complexidade da ferramenta deve acompanhar o tamanho e a maturidade da equipe de seu negócio

5. Enfim, respondendo à pergunta do título com os ganhos estratégicos e de gestão ao mapear processos em seu negócio

Se você não reconhecer alguns ganhos ao executar processos, talvez seja necessário dar mais atenção a eles. Confira só alguns claros benefícios esperados do mapeamento de processos.

• Eliminar tarefas desnecessárias, garantem recursos bem administrados;
• Reduzir os atrasos ou retrabalhos e gargalos garantem redução de custos (tempo é dinheiro!);
• Definir papéis específicos para melhor acompanhamento de desempenho da equipe
• Organizar a rotina e conseguir acompanhar sua evolução
• Agilizar mudanças, que são identificadas pontualmente e de forma multidisciplinar
• Garantir comunicação padrão e transparente
• Ter maior controle financeiro de entregas de produtos e serviços.

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