Um livro ou apostila que tratem de um exercício futuro, que será extremamente dinâmico, tem que ir além de conceitos estáticos.
Um planejamento estratégico de longo prazo, lindamente elaborado, mas guardado na gaveta ou para simples apresentação ao público, é mais um livro de histórias (me desculpe a sinceridade) do que uma ferramenta de controle a gestores. Se você quer construir uma história, guarde e consulte livros com os resultados consolidados para aprendizado, mas permita-se construir e reconstruir o futuro na prática!
ENTENDA MINHA INQUIETAÇÃO AO FALAR DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SISTÊMICO
Se planejar Estrategicamente, tendo em mente algum “documento”, deveria trazer a ideia de caderno ou apostila, cheio de perguntas planejadas, mas com espaço para respostas periódicas, como as apostilas escola mesmo. É importante, sim, ler a história de uma empresa e entender sua identidade, mas até os professores já nos ensinavam que só fixamos uma matéria na prática, certo?
Num capítulo de introdução você consegue falar sobre a história. Entretanto, se falamos de gestão de um negócio vivo, a partir do momento que temos um plano para construir os demais capítulos, precisamos de acompanhamento sistêmicos, pois teremos desvios pela frente. E, desvios não computados, não respondidos e não controlados certamente vão mascarar até os livros de capa dura!
Por isso, um bom plano é vivo, é sistêmico e precisa de ajustes periódicos, com ou sem momentos de pandemia (que te obrigam a ajustar!). E, se aconselhamos uma visão sistêmica e descrevemos acima necessidades constantes de repensar e replanejar, por onde começar?
PROPONHO, NESTE ARTIGO, AS MESMAS INDAGAÇÕES QUE ME FIZ :
- O que mudou no cenário em que estou?
- O que mudou no ambiente interno?
- Minhas metas ainda refletem esses ambientes?
- Quais ações replanejar?
- Como enxergar essas mudanças?
- Diagnóstico
- Um pensamento voltado a Riscos
- Pensamento Estratégico sistêmico exige gestão multidisciplinar
- Redesenhe processos
Leia também sobre o novo conceito: A Estratégia 5.0!
O que mudou no cenário em que estou?
Se você está na terra, sua vida pessoal mudou pós a pandemia e a da sua empresa também! Não importa onde esteja, toda rotina foi ou está sendo replanejada. Corte de gastos, remanejamentos, logística, dependências de PEC do governo, escolas fechadas, tudo isso só falando por alto! E como abordar uma nova rotina? Planejamento Estratégico (inclusive pessoal) sistêmico.
E um plano em forma de livro capa dura em poucos dias se tornou obsoleto. Talvez até a identidade exija um replanejamento de valores e missão, mas só nos casos mais extremos.
Se os problemas mudaram, iniciativas e projetos mudam também. Orientações, compromissos, deslocamentos, tudo sofreu impacto. Com isso, pensar “como fazer”, “quando fazer” e medir os resultados do que foi feito já é um exercício de replanejamento. Se você mede, anota ou registra o que aprende continuamente, então tem um replanejamento sistêmico em mãos, mesmo que seu sistema não seja informatizado. Se estiver tudo em sua cabeça? Então você guardou um livro de capa dura na mente, e não mudou quanto deveria.
Criatividade é fazer o mesmo, de forma diferente! O mundo está sendo obrigado a se recriar. É necessário manter o foco no futuro que deseja alcançar, seja ele o mesmo ou não, mas abordando novas formas de fazer que não foram pensadas lá trás.
O que mudou no ambiente interno?
Vendo o que mudou no mundo, agora é hora de olhar para dentro.
Se falamos de vida pessoal, basicamente falamos de rever os processos do dia a dia e o orçamento. Na empresa, temos que adicionar ao pensamento o mercado e o aprendizado da equipe como variáveis.
Aqui deixo algumas dicas sobre o que se perguntar:
- Minha equipe está adequada e adaptada a essa nova realidade?
Que diretrizes ou iniciativas a empresa precisa passar melhor à equipe? - Como adaptar os processos de trabalho ao home office ou às diretrizes sociais?
A qualidade da entrega foi mantida? - Como comunicar ao mercado minhas iniciativas e me manter próximo a clientes?
- Orçamentos: despesas e receitas estão adequadas e corretamente projetadas?
- Quais contas precisam ser reavaliadas com mais urgência?
Minhas metas ainda refletem a realidades?
Se você se planejou no fim do último ciclo/ano ou no início deste ano e não reavaliou seu Planejamento Estratégico até agora, nem precisa pensar para responder esta pergunta. A resposta é “Não!”!
E sem uma visão sistêmica que permita acompanhar resultados, a resposta continuará sendo “Não!”, pode acreditar. Então o que fazer?
O primeiro passo é verificar se e onde houveram desvios no que estava planejado até o ponto de replanejamento. Indicadores fora da meta, ou dentro da margem de tolerância por mais de um período, ou ocorrências estratégicas que precisem de avaliação.
Em seguida, avalie se sua visão estratégica ainda está coerente com o momento e se seus objetivos de médio e longo prazo permanecem os mesmos, ou se precisam de ajustes finos. De qualquer forma, é muito provável que metas de indicadores e cronogramas, que detalhem de forma quantitativa suas entregas por objetivos, precisam ser revisados. Reavalie metas sob uma visão multidisciplinar e unificada. Para isso, sugerimos se replanejar sistematicamente, através do BSC.
Confira aqui um vídeo rápido, com algumas lições aprendidas neste momento, que podem te ajudar.
Quais ações replanejar?
Sob o ponto de vista sistêmico, replanejar sistematicamente significa monitorar e reavaliar planos a cada período de monitoramento, geralmente mensal.
Sugerimos começar por ações corretivas que levem a novos planos. A primeira delas é: se você e sua equipe ainda não registram o planejamento e monitoram resultados de forma objetiva, já sabem por onde começar! Tenha em mente que você precisa se guiar pelo aprendizado, através de registros quantitativos e qualitativos, para controlar e tratar problemas ou oportunidades em seu radar. Replanejar de forma sistêmica significa considerar todas as fases do PDCA no processo, garantindo visão cíclica, que começa no diagnóstico do seu planejamento e, sempre, termina como o aprendizado para replanejar.
Se falamos de um replanejamento de uma empresa, falamos de uma equipe. E um planejamento sistêmico precisa alcançar a todos. Neste momento, softwares objetivos de Gestão do Planejamento Estratégico fazem toda diferença, mas se você ainda não tem um, planilhas em Excel, são bons protótipos.
Confira modelos de apoio aqui! Nesta página você encontrará uma planilha “Esboço do Planejamento Estratégico para discussões iniciais”.
Após passar por ações corretivas, mantenha o foco em abordagens proativas em relação aos novos desvios ou atitudes preventivas para potencializar oportunidades. Pense, junto à equipe, em como cuidar, desde agora, de situações ou tendências que comecem a se apresentar a vocês, mas ainda não sejam uma realidade.
Como enxergar mudanças a serem feitas?
Já dissemos anteriormente como olhar para dentro ao se replanejar de forma sistêmica é importante. Aqui estão alguns pontos para te ajudar a mapear mudanças:
1.Diagnóstico
Eu sou fã da ferramenta de análise SWOT. Ela parece uma ferramenta simples, mas é um retrato muito completo da sua realidade. Pense e priorize suas forças e fraquezas chave e como essas variáveis podem deixar sua empresa mais vulnerável a ameaças ou mais preparados para captar oportunidades do mercado.
Opte por ferramentas ou sistemas que estabeleçam uma relação entre os 2 ambientes, facilitando a priorização de quais pontos atacar primeiro.
2. Um pensamento sistêmico voltado a Riscos
Se você tem um plano, você tem incertezas ligadas a ele. Pensar em riscos é assumir que incertezas vão aparecer no caminho. Dica pessoal: comece buscando que incertezas mercado e gestão de equipe podem te trazer. Começando por aí, todo o resto flui.
Em seguida escolha os riscos chave, que possam ser gerenciados e monitorados pela equipe. Para eles, defina ações de resposta, impacto se ocorrer e probabilidade de ocorrências (quanto maior a relação, mais preocupante é os riscos).
Importante: um incêndio pode acontecer, mas não é algo que se pode monitorar além das normas, certo? Então coloque uma margem de contingências para estes tipos de riscos. Eles não precisam de análise aprofundada!
Por que gestão de riscos? Porque é uma boa prática, Estratégica, reconhecida, inclusive, nas normas de Gestão da Qualidade.
3. Pensamento Estratégico sistêmico exige gestão multidisciplinar
Um planejamento estratégico sistêmico é vivo e tem várias “pernas” a serem monitoradas, certo? Ele vive de mudanças e uma mudança envolve, 99,9% das vezes, toda estrutura multidisciplinar! Pode ter origem numa disciplina, mas trará impactos em outras. Exemplo: mudanças na equipe geralmente podem trazer mudanças nos processos internos e com certezas trarão impactos financeiros também.
Se ter um planejamento estratégico sistêmico envolve ciclos que passam por diversas disciplinas. Torne a visão do todo um exercício. Isso é ser estratégico e sistêmico!
4. Redesenhe processos
Todo processo precisa ser redesenhado periodicamente. Até sistemas amplamente testados, como o GEPLANES, passam por revisão de processos. Se desde a última revisão do seu planejamento Estratégico nenhum processo interno mudou, cuidado. A qualidade percebida de suas entregas pode estar prejudicada.
Entenda melhor esse tópico através do artigo:“Mapeamento de processos, como fazer de forma correta?”
Assim, deixo aqui algumas dicas pessoais sobre a necessidade de um (re) Planejamento Estratégico sistêmico.
Espero que tenha aproveitado!
Anna Neves
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Se você entendeu a importância dessa visão sistêmica e precisa de ajuda para colocar essa leitura em prática conheça as versões Enterprise Edition da GEPLANES.
A GEPLANES se firma como a empresa que ajuda a construir o futuro das empresa brasileiras, com soluções objetivas para o planejamento estratégico de clientes e consultores que precisam manter a continuidade de seu trabalho, acompanhando os resultados que propõe a clientes. Fazemos isso sob 3 pilares Estratégicos:
- Objetividade: Gestão SaaS, completa, mas sem excessos;
- Adaptabilidade: Se adapta a pequenos, médios, grandes e específicos;
- Alcance: Garante comunicação com toda a equipe envolvida, do início ao fim.
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