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O Planejamento estratégico aliado ao PMBOK

Sob o ponto de vista estratégico e enxergando a empresa como um todo, Estratégia e Projetos (base PMBOK) precisam andar juntos. Aqui a Gestão de Projetos é um dos braços da Estratégia, assim como a Gestão da Qualidade.

Sumário:

1. -O que é o PMBOK?
2. -PMBOK um método ou um guia na relação Estratégia e Projetos?
3. -Áreas de conhecimento chave
4. -Ganhos e como aplicar premissas mínimas do PMBOK em apoio à Estratégia?

O que é PMBOK?

Se defendemos o uso de premissas clássicas e boas práticas, decerto, precisamos apresentar o guia utilizado como referência máxima em Gestão do Projetos.

Na Estratégia usamos o BSC como método e a ISO 9001:2015 como guia da Qualidade. Por outro lado, para relacionar Estratégia e Projetos, o Guia PMBOK é a nossa escolha, sendo adaptável a diferentes realidades. Além disso, também evolui em proximidade a métodos ágeis, no sentido orientar startups, por exemplo.

O PMBOK não é um manual, mas um guia. “Guide to the Project Management Body of Knowledge”, ou “guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos”. Em suma, ele tem como objetivo uniformizar o detalhamento da estratégia macro, em atividades e em disciplinas chave.

A publicação  é de responsabilidade do PMI – Project Management Institute, instituto mundialmente responsável pela padronização do PMBOK.

Já conhece o GEPLANES Enterprise Edition? Confira as funcionalidades chave!

PMBOK um método ou um guia na relação Estratégia e Projetos?

Quando falamos em Planejamento  Estratégico, embora o PMBOK auxilie a metodologia Estratégica (BSC ou OKR por exemplo), ele não deve ser chamado de metodologia. Isto é, como guia, ele tem como foco padronizar boas práticas aplicadas nas principais áreas de conhecimento de um Projeto. Desse modo, ele trabalha com ferramentas e técnicas próprias, como cronogramas e matrizes de relacionamento.

Se orientar pelo PMBOK significa ter acesso a uma série de boas práticas aprendidas. Além disso, essas boas práticas se adequam a qualquer tipo de projeto, sejam projetos estratégicos de montagem, de construção ou de tecnologia (sistemas). Assim, permite gestão macro orientada, sem entrar no detalhe de características específicas.

Este mesmo guia é responsável por diferenciar Projetos e Rotina. Só para ilustrar: um projeto sempre, tem início meio e fim com recursos alocados exclusivamente para sua execução. Já a rotina operacional tem como foco orientar o fluxo de trabalho do dia a dia, repetitivo e contínuo, sempre melhorado, mas sem limite final.

Além disso é importante destacar: mesmo em Projetos, pelo PMBOK, percebemos o papel cíclico do PDCA em gerir e integrar áreas de conhecimento. Assim como nos 5 passos chave que definimos para a gestão do Processo Estratégico, entende-se que há 5 grandes grupos de processos a serem trabalhados em Projetos: 

• Iniciação ou abertura;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Aprendizado e encerramento.

Nota-se que e uma releitura detalhada do clássico PDCA Estratégico, certo?

Áreas de conhecimento e utilidades do PMBOK

Para melhor entender a relação entre Estratégia e Projetos, é preciso entender como PMBOK  é dividido. Desse modo, nele encontraremos algumas áreas de conhecimento chave:

Integração

O foco aqui é o alinhamento de expectativas e a gestão de conflitos na alocação e gestão de recurso, sempre com uma visão interdisciplinar. Portanto, destacam-se algumas entregas como: Termo de Abertura do Projeto (TAP) e do plano de gerenciamento do projeto em si, além da realização do controle integrado de mudanças e encerramento do projeto ou fase.

Escopo

A Gestão do escopo é dividida entre escopo do projeto e do produto. Dessa maneira, a principal relação do escopo trata do mapeamento do trabalho estritamente necessário, a ser feito para produzir o produto caracterizado com entrega do Projeto. Ademais, a principal entrega desta fase é a EAP – Estrutura analítica do Projeto (ou “WBS”), que é um “esqueleto do Projeto”, dividido em disciplinas e níveis de análise e execução.

Tempo ou cronograma

O cronograma de um Projeto oferece uma visão do escopo no tempo. Portanto, essa é a principal ferramenta para alinhamento de prazos de execução e entrega com as partes interessadas. Ademais, esta é também uma das principais funcionalidades de apoio de Projetos na GEPLANES.

Custo

Área chave usada para definir os custos dos recursos necessários à conclusão do projeto. Os processos desta área envolvem o planejamento do gerenciamento dos custos; estimativas de investimentos e  determinação dos orçamentos por disciplina. Também sob a Estrutura da EAP auxilia a Estratégia com mapear os custos dos Projetos.

Qualidade

O objetivo aqui é monitorar não só o atendimento de necessidades, mas das expectativas das partes envolvidas ou stakeholders do Projeto. Esta área traduz o Controle/ Verificação, o “C” de qualquer PDCA. Além disso, orienta  todos os processos e atividades do negócio, envolvidas nos Projetos Estratégicos, sendo responsáveis por documentos como políticas de qualidades, relação com objetivos estratégicos, auditorias e gestão de mudanças para aprendizado contínuo.

Recursos

Tem como objetivo mapear e gerir os recursos necessários à execução do projeto. Estes recursos podem ser físicos, como materiais: equipamentos, instalações e infraestruturas, ou humanos e, geralmente, são controlados junto ao cronograma, por tarefa ou atividade em execução. Esta área assume atividades de estimativa e gestão de indicadores de recursos utilizados 

Comunicação

Papel chave, desde o alinhamento dos objetivos estratégicos que deram origem ao Projeto até o completo desdobramento para a equipe, em forma de tarefas ou atividades, É responsável, também, pela administração de todos os registros dos projetos, além de garantir a correta comunicação com stakeholders. Neste ponto, padronizar e automatizar a comunicação interna é tido como um fator chave de sucesso.

Riscos

Área especializada na gestão de incertezas, esta conduz o planejamento bem como identificação e análise dos riscos (especialmente qualitativa) inerentes a um projeto. Além disso, é responsável por monitorar os planos e respostas aos riscos durante toda a execução. Portanto, o processo macro de gestão estratégica já traz atenção a essa área de conhecimento, sob premissas da ISO 9001:2015

Aquisição

Trata dos processos de compras ou aquisições  de produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Gerencia contratos e pedidos de compra do projeto.

Partes Interessadas

Esta área é responsável pele definição de processos e requisitos exigidos para identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto. Trata de uma análise mais direcionada e avaliar necessidades e expectativas das partes interessadas e seus impactos no projeto. O foco é, a partir desse entendimento dos stakeholders, desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas. Importante: aqui, também, o processo macro de gestão estratégica fica atento a essa área de conhecimento, sob premissas da ISO 9001:2015 

Ao avaliar Estratégia e Projeto, todas essas áreas são importantes e vistas na maioria dos Projetos. Contudo, mesmo em Projetos menores, orientados pela estratégia, algumas áreas são imprescindíveis em nossa visão. Gestão da  integração, do tempo, bem como de custos e de gestão de recursos, ao menos deverão figurar como apoio a qualquer planejamento Estratégico.

Ganhos e como aplicar premissas mínimas do PMBOK em apoio à Estratégia?

Conhecendo melhor as áreas de conhecimento do PMBOK nos itens acima, em seguida, deve-se entender os reais ganhos de adicionar um guia de projetos à relação Estratégia e Projetos. São alguns deles:

• Fluxo de comunicação entre todos os envolvidos, especialmente equipe estratégica;
• Padronização e otimização contínua. Um gerenciamento padronizado garante bom alinhamento de expectativas do as atividades de gerenciamento do projeto;
• Controle detalhado de atividades no tempo, também acompanhas por visão de custos e recursos alocados
• Eficiência, sem perder tempo com retrabalhos e “gaps” de comunicação e entregas;
• Controlando o andamento do projeto;
• Entendimento e pensamento conjunto sobre a importância de monitorar incertezas, principais eventos que podem atrapalhar ou até inviabilizar um Projeto.
• Monitoramento integrado, tendo os resultados e entregas das principais áreas sempre consolidados para visão geral, interdisciplinar.

Considerações finais sobre o PMBOK

Por tudo isso que apresentamos sobre o PMBOK, entendemos o papel da relação Estratégia e Projetos. Ou seja, a Gestão de Projetos detalha e controla, desdobrando a estratégia em nível máximo de tarefas, operacionalizando-as.

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Em relação à gestão de Projetos você sabe o que softwares estratégicos como o GEPLANES podem oferecer?

As versões Enteprise Edition da GEPLANES permitem um controle objetivo de resultados corporativos. Desse modo, se tem a Gestão de Projetos e a Gestão da Qualidade como áreas de apoio integradas a Estratégia.

Dentre as principais funcionalidades ligadas a Projetos, estas versões destacam:

• Criar ou importar cronogramas de análise de outros softwares similares, mantendo histórico de acompanhamento;
• Visão integrada do impacto da  gestão de Projetos na Estratégia do Negócio, com o histórico das versões e garantia de a rastreabilidade;
• Avaliar e atualizar custos e entregas conforme plano, com evidências claras e acompanhamento visual simples, para equipes operacionais, táticas e estratégicas;
• Acompanhamento em tempo real de todo o portfólio de Projetos, com observações e histórico de alterações de todas as variáveis chave (prazo, custo e recursos).